(disponible depuis le 25 octobre 2011)

Mauvais positionnement dans la liste des réservations

Depuis la version 4.11a01, dans certains cas, lors de l'appel de liste depuis le planning ou lors d'une recherche, le positionnement dans la liste des réservations n'était pas correct. Corrigé.

(disponible depuis le 25 octobre 2011)

Optimisation de la vitesse d'affichage et de traitement

(disponible depuis le 25 octobre 2011)

Mise à jour de fichiers internes

(disponible depuis le 19 Septembre 2011)

Taxe sur les hôtels pour la France:

Afin d'avoir une première estimation concernant la taxe sur les hôtels pour la France, une édition est accessible depuis "P Planning", "F7 Imprimer/exporter, "Situation tarif des chambres". vous pouvez sélectionner la période et le tarif minimum par chambre ou par personne.

(disponible depuis le 18 Aout 2011)

Availpro :

Envoi des disponibilités vers un nouveau serveur plus performant.

(disponible depuis le 16 Aout 2011)

Développements spécifiques

(disponible depuis le 21 juillet 2011)

Facture proforma :

rajout de la date d'option de la réservation dans le corps de la proforma

Depuis la liste des factures / avoirs / pro forma, si vous êtes positionné sur la ligne d’une facture pro forma, ‘Imprimer toutes les factures non imprimées’ ne pourra pas être sélectionné. Si l’édition est demandée après la création des factures depuis la fiche de réservation, ‘Imprimer toutes les factures non imprimées’ sera sélectionnable et imprimera toutes les factures pro forma pour cette réservation.

(disponible depuis le 19 juillet 2011)

Nouvelle fonctionnalité! Facture proforma :

Les factures proforma peuvent être créées soit directement depuis la liste des factures/avoirs, soit depuis la fiche de réservation pour les clients en réservation ou déjà présents.

Lorsque la facture proforma est créée depuis la réservation, les arrhes/acomptes sont automatiquement ajoutés à la facture pro forma. Si vous ne voulez pas qu’ils apparaissent, vous devez les supprimer directement depuis le corps de la facture pro forma. Il n’est pas possible d’ajouter directement des Arrhes/Acomptes dans les factures pro forma,

Une facture proforma est tout de suite validée (ne peut plus être modifiée) dès qu’une édition ou un aperçu est demandé. En cas d’erreur, vous pouvez dupliquer la pro forma afin de la modifier, elle sera recréée à la date du jour.

Seules les factures proforma du jour peuvent être modifiées.

Vous pouvez facturer des prestations en négatif.

Vous n’êtes pas obligés de mettre le nom d’un occupant ou le numéro d’une chambre pour les prestations ‘Chambre’ et ‘Forfait chambre’. En modification, vous pouvez ajouter/modifier/supprimer le n° de chambre mais pas le nom de l’occupant. Si la facture pro forma est créée depuis la réservation, lorsque la facture n’est pas au nom de l’agence/société/groupe, et si le n° de chambre est renseigné dans la réservation, il ajouté dans l’entête de la facture (que vous pouvez bien sûr modifier).

Lorsque la facture pro forma est créée depuis la réservation, Segmentation/Pays/Prescripteur sont renseignés dans l’entête de la facture à titre d’information, les factures pro forma ne sont pas prises en compte dans les statistiques.

Les factures pro forma sont supprimées automatiquement 6 mois après la dernière date de prestation présente dans le corps de la pro forma.

[cliquez ici pour accéder à l'aide]

[cliquez ici pour accéder à la video d'autoformation]

Edition des confirmations de réservations après enregistrement de l'arrivée

Après enregistrement de l’arrivée, l’édition de la confirmation de réservation depuis la fiche de réservation ne marchait pas.

Cette édition ne posait pas de problème depuis le planning.

(disponible depuis le 9 mai2011)

Availpro: Paramètres de mise à disposition sur internet "Paramètres quantités"

Attention si vous aviez des paramètres (over ou under booking) dans les disponibilités, il est indispensable de les resaisir dans la nouvelle interface.

Les paramètres de mise à disposition sur internet sont accessibles depuis :

- le menu principal "I,Réservations"  Internet" puis un clique sur ‘Paramètres Quantités’

- le planning, en cliquant sur la quantité ‘Web’ en haut à droite puis un clique sur ‘Paramètres Quantités’

- La modification des paramètres est réservée aux utilisateurs appartenant au groupe ‘Manager’ ou au groupe ‘Responsable’. Si vous désirez attribuer ce droit aux utilisateurs du groupe ‘Réceptionniste’, vous devez cocher l’option ‘Gestion de la disponibilité sur internet’ (B Base de données Manager / D Droits utilisateurs)

Tous les anciens paramètres sont remplacés par cet unique mode de paramétrage.

- Vous pouvez faire varier jour par jour la mise à disposition de chaque catégorie de chambre de HotelEasy.

Le tableau affiché vous donne toute l’occupation, les événements et les variations sur 24 mois pour toutes vos catégories. (attention pour le moment, seul 1 an de disponibilité est envoyé à Availpro)

- Vous pouvez développer les événements d’une journée en cliquant directement sur la case jaune de la journée concernée.

- Vous pouvez développer l’occupation d’une journée pour une catégorie de chambre en cliquant directement sur la case indiquant la disponibilité de la journée concernée.

Les variations paramétrées sont affichées en gras sous la disponibilité.

Les disponibilités ou variations négatives sont affichées en rouge.

Lorsque qu’aucune variation n’est appliquée, le chiffre ‘0’ n’est pas affiché afin de faciliter la visibilité globale du tableau.

- Vous pouvez appliquer une variation directement sur toute une période, en excluant certains jours de semaine si nécessaire, ou modifier juste une journée en cliquant à l’endroit où doit être affichée la variation.

Afin de faciliter les modifications, deux guides rouges (l’un horizontal et l’autre vertical) peuvent être déplacés à l’aide de la souris, et affiché selon vos besoins.

[cliquez ici pour accéder à l'aide]

[cliquez ici pour accéder à la video]

Zone de cliquage pour accéder à la liste des réservations internet depuis le planning

Avant il fallait cliquer sur le chiffre du nombre de réservation internet en attente de validation, maintenant le clic peut être fait sur toute la zone indiquant ces réservations.

Modèles des commentaires pré-enregistrés à inclure dans les factures

La création/modification/suppression des modèles de commentaires n'est plus accessible depuis le menu principal, mais depuis le bouton "Modeles Commentaires" présent sur la fenêtre "F Factures/avoirs"

Modèles de facture

A l'édition d'une facture, il est maintenant possible de sélectionner un modèle de facture autre que celui sélectionné par défaut dans "Configuration /Imprimante, modèle de facture". Par exemple, vous pouvez avoir un modèle pour votre imprimante et un modèle différent pour l'envoi par email.

Nouvelle édition: liste des prestations réservées

Cet état vous donne les informations suivantes :

- La quantité et le nombre de personnes pour chaque prestation réservées, en détail et en cumul, pour la période sélectionnée (Petits déjeuners, restaurant, parking, ...)

- Le contrôle des tarifs et des prises en charge pour la période sélectionnée.

- Pour les hôtels qui facturent la taxe de séjour jour par jour, de vérifier le nombre/tarif de la taxe pour les jours à venir.

Vous pouvez appeler cette édition depuis :

- Liste des réservations, ‘F7 Imprimer’ puis ‘Prestations réservées’

- Liste des Occupants, ‘F7 Imprimer’ puis ‘Prestations réservées’

- Planning, ‘F7 Imprimer’ puis ‘Prestations réservées’

- Planning, clique droit, ‘Imprimer’ puis ‘Prestations réservées’

Mise à jour du logiciel de télémaintenance Teamviewer 6

(disponible depuis le 22 février 2011)

Envoi des emails depuis Hoteleasy

Jusqu’à présent, les mails envoyés depuis HôtelEasy étaient transmis par votre logiciel de messagerie. Afin de simplifier ces envois, vous devez configurer le serveur SMTP à utiliser depuis HôtelEasy, option ‘B Base de données Manager / G Paramètres généraux’ onglet ‘5 E-mail’.

- Les e-mails seront envoyés sans utiliser votre logiciel de messagerie et sont aussi envoyés en copie à l’adresse e-mail de l’hôtel et à la liste des destinataires paramétrée depuis l’option ‘B Base de données Manager / G Paramètres généraux’ onglet ‘5 E-mail’.

- L’e-mail de l’hôtel peut aussi être configuré depuis ‘B Base de données Manager / G Paramètres généraux/ S Société’

Vous pourrez désormais envoyer vos emails depuis n'importe quelle session d'Hoteleasy.

[cliquez ici pour accéder à l'aide]

Emails de remerciements

Il est possible d'envoyer à une sélection de client, un email de remerciement. Ceci directement dans le corps du mail. Il est nécessaire de créer des modèles de courriers. Consultez l'aide pour plus de détails.

Si vous avez besoin de notre assistance pour le paramétrage des modèles de remerciements, merci de nous envoyer par email (infos@hoteleasy.fr) votre modèle sous format traitement de texte (.doc, .docx, .odt, etc...)

Nous vous recontacterons pour finaliser le paramétrage, une fois le modèle traité en html.

[cliquez ici pour accéder à l'aide]

Sélection des clients à remercier par email après leur départ

La sélection peut être faite

- en sélectionnant les seuls destinataires à l’enregistrement du départ, en cliquant dans la colonne ‘Remerciement’. Par la suite, ce choix peut être modifié en sélectionnant/désélectionnant ‘Remerciement’ dans l’en-tête de la facture.

- de façon globale, en sélectionnant ou pas, automatiquement les factures sans chambre et factures destinées aux agences /sociétés/groupes, à condition qu’une adresse e-mail soit renseignée, puis en affinant la sélection grâce aux touches de fonction ou un double clique sur la ligne.

[cliquez ici pour l'aide]

[cliquez ici pour accéder à l'auto-formation]

Modèles de remerciements

- Les modèles, objet et images des remerciements doivent être stocké dans le dossier :

(DossierDesDonnées)\Modeles\Remerciements

- Les modèles doivent être au format HTML. Vous pouvez utiliser Word ou LibreOffice / OpenOffice pour créer/modifier vos modèles.

- Pour l'objet le fichier doit s'appeler ‘Objet.txt’. Et contenir l'objet de votre message (unique pour le moment

Si vous avez besoin de notre assistance pour le paramétrage des modèles de remerciements, merci de nous envoyer par email (infos@hoteleasy.fr) votre modèle sous format traitement de texte (.doc, .docx, .odt, etc...)

Nous vous recontacterons pour finaliser le paramétrage, une fois le modèle traité en html.

[cliquez ici pour accéder à l'aide]

Availpro : Arrhes

L'intégration automatique des arrhes peut être désactivée. Merci de nous contacter si vous avez besoin de cette spécificité.

Availpro : Conteneur non xml

En cas d'erreur de connexion aux services web d'Availpro, et afin d'obtenir une reconnexion rapide, les messages d'erreur bloquandts ne sont plus affichés.

Interface logiciel de restauration/bar Zatyoo

Pour la gestion complète de vos points de vente (Bar, restaurant,…) HotelEasy est maintenant interfacé avec Zatyoo http://www.zatyoo.fr

Nom de l'occupant dans le corps de la facture

Le prénom est ajouté après le titre et le nom, le tout dans la limite de 30 caractères.

Prescripteur, segmentation et pays pré-renseignés

Si Prescripteur, segmentation ou pays sont pré-renseignés dans la fiche cardex ou fiche agence, la fiche de réservation est automatiquement renseignée par ces éléments. Les éléments de la fiche agence sont prioritaires sur ceux de la fiche cardex.

Si un des éléments était présent sur la fiche agence (la segmentation par exemple) et un autre sur la fiche client (le pays par exemple), l’élément de la fiche client était ignoré (le pays n’était pas affiché sur la fiche de réservation). Ce problème est corrigé.

Exportation du cardex vers Excel, renseignements prescripteur, segmentation et pays

Pour chaque client, ces éléments sont recherchés en réservation (en commençant par le dernier séjour prévu), dans les clients présents puis, dans les factures (en commençant par la plus récente). La recherche est stoppée dès qu’au minimum, un des trois éléments recherché est trouvé.

Activation de la touche de raccourcis "X" pour l'éditions des arrhes/acomptes.

Mise à jour du logiciel de télémaintenance Teamviewer 6

(disponible depuis le 20 Juillet 2010)

Bi-directionnalité certifiée Availpro

- Les 2 systèmes interfacés permettent la descente de réservations qui s’intègrent directement dans votre planning et la remontée de disponibilités sur votre planning Availpro
- La réception des réservations est faite directement depuis les serveurs d’Availpro, il n’est plus nécessaire d’utiliser un serveur de mails.
L'ancien mode de fonctionnement n’évoluera plus

[pour accéder à l'auto-formation cliquez ici, puis rubrique Availpro]

Modification des tarifs sur le calendrier

Dans le cas d’une prestation chambre, hors forfait, avec des tarifs différents selon les nuits, après un changement de catégorie, il pouvait être impossible de modifier ces tarifs en utilisant le calendrier (tarifs/périodes fonctionnait correctement.). Ce problème est résolu.

Informations sur les nouvelles versions

Après une mise à jour HotelEasy, pour chaque utilisateur, après la saisie du code utilisateur et du mot de passe, une fenêtre informe l’utilisateur de l’installation d’une nouvelle version, et le renvoi vers le détails disponible sur internet.

Fiche de réservation, modification prestations ajoutées automatiquement à la réservation impossible

Le problème est corrigé, il apparaissait lorsque plusieurs chambres de même catégorie étaient sélectionnées en une fois

Mise à jour du logiciel de télémaintance Teamviewer

(disponible depuis le 22 avril2010)

Ajout automatique de prestation(s) à chaque chambre d'une nouvelle réservation

La sélection des prestations à ajouter automatiquement à chaque chambre d’une nouvelle réservation est réalisée directement depuis la liste de configuration des prestations (B Base de données Manager / P Prestations). Si la colonne ‘Qte=1’ n’est pas sélectionnée, la quantité sera égale au nombre de personnes.

- Les réservations reçues en lien directe (Availpro,…) sont aussi concernées.

- Le tarif appliqué est celui configuré dans B Base de données Manager / P Prestations sauf si la prestation est configurées de façon individuelle (pas dans un forfait) dans un contrat concernant la réservation en cours.

Validation des factures / règlements

Il est désormais possible de sélectionner un autre date. Cela permet de valider une période différente d'un mois

Etats Comptables: Edition d'une période différente d'un mois

Il est possible de sélectionner une période différente d'un mois.

Etats Comptables: Edition vers excel

Tous les états comptables sont exportables sous format Tableur Excel.

Mise à jour du logiciel de télémaintance Teamviewer

(disponible depuis le 1er février2010)

Export sous Excel de la liste des factures et des règlements d’un client

Cette liste peut être désormais exportée sous format Tableur Excel.

Développements spécifiques

(disponible depuis le 25 janvier2010)

Factures et règlements d’un client

Depuis la liste ‘Cardex’ ou ‘Agences/Société/Groupes’, ‘F7 Imprim./Exporte’ vous permet d’obtenir la liste des factures et des règlements du client. La colonne ‘Emplacement’ vous indique si les élément sont accessibles depuis le compte clients/factures ou depuis l’historique des factures. Pour les utilisateurs du groupe "réceptionniste", le droit "Historique des factures/activités" doit être activé.

Développements spécifiques

(disponible depuis le 3 décembre2009)

Touche ‘Entrée’ sur le planning

Suite à la précédente mise à jour, la touche ‘Entrée’.ne marchait plus sur le planning

Modification des règlements/insolvables/différences de règlement

La modification n’était pas permise pour la main courante à minuit, ce problème est corrigé.

(disponible depuis le 3 décembre2009)

Afficher plus rapidement le planning à partir d’une date

Un clic sur l’icône en haut, à droite, permet de sélectionner une date plus rapidement que par l’icône ‘Recherche’..

Saisie des dates

Toute les saisies des dates offrent une possibilité de sélection sur un calendrier en cliquant sur la flèche en fin de la zone de saisie.

Date des arrhes/acomptes dans l'impression de facture

Lors de l’impression d’une facture, dans certains cas, pour les arrhes et acomptes, le jour de la semaine pouvait ne pas apparaître ou, être erroné (la date restait correcte).. Corrigé.

Remboursement de factures non soldées en totalité

Il est maintenant possible de rentrer directement un montant négatif lors d’un règlement, en création ou en modification.

Modification des règlements/insolvables/différences de règlement

Lorsque Hoteleasy est configuré afin d’interdire des modifications antérieures à la main courante, les modifications des règlements/insolvables/différences de règlements étaient aussi interdites sur la journée non clôturée.
Ces modifications sont maintenant autorisées avant clôture et, tracées dans le compte rendu. Ceci évite de passer par des remboursements lorsqu'il y a erreur sur le mode de règlement. Il suffit de supprimer (cliquez ici pour accéder à la démonstration) ou modifier (cliquez ici pour accéder à la démonstration) le mode de règlement erronée, en passant par le compte client

Développements spécifiques

(disponible depuis le 23 septembre2009)

Editions des arrhes / Acomptes en cours

Un nouvel état "X Ed. Arrhes / Acomptes en cours", accessible depuis le menu principale, dans le cadre "Editions comptables" permet de connaitre les arrhes/ acomptes en cours, en dehors des autres états comptables.
Une nouvelles mise en page, permet d'avoir accès aux informations suivantes:

Date | Montant | Mode de règlement | Nom | Réservation | Voucher | Arrivée | Départ

Développements spécifiques

(disponible depuis le 23 juillet 2009)

Disposition des options du menu principal

- Le cadre ‘Comptabilité’ est remplacé par le cadre ‘Editions comptables’ et, est interverti avec le cadre ‘Fin de journée’
- Les options "5 éd. Caisse" "6 éd. Main-Courante (Ed. journ. et cumul)""9 éd. Tenue comptable par la main-courante"
sont déplacées du cadre ‘Editions’ vers le cadre ‘Editions comptables

Blocage des combos sous forme de table affichant un dessin dans une colonne

Sur certains ordinateurs, à certains moments , certaines combos (liste déroulantes) bloquent. Afin d’éviter ce blocage, les pictogrammes présents dans ces combos sont provisoirement retirés. Ce problème n’étant pas lié directement à HotelEasy, les pictogrammes seront réintégrés dès que possible.

Anomalie si tout un groupe change de séjour dans une même réservation

Une nouvelle facture s’ajoutait aux factures en cours. Ce problème est résolu.

Iconiser Hoteleasy pendant un aperçu avant impression

Sur certains ordinateurs, seul le gestionnaire des tâches permettait de restaurer les fenêtres réduites durant l’aperçu avant impression.

La procédure à suivre si tout un groupe change de séjour dans une même réservation

Soit pour chaque chambre, faire le départ.

Vente, saisie au kilomètre

Il est maintenant possible de saisir des prix de vente d’un montant de 0.00

Fiche de réservation, permuter chambre / forfait ou, changer de forfait

Depuis la fiche de réservation, pour permuter chambre / forfait ou, changer de forfait cliquez sur le bouton affichant cette option ou, cliquez sur la chambre, avec le bouton droit de la souris.
Avant cette mise à jour, cette option était proposée à chaque demande de modification de chambre ou de forfait chambre.

Menu Aide F1

Nouveau menu avec liens vers le site, et les rubriques spécifiques d'aide, de didactitiel et de télémaintenance.

Interface téléphone fil de l’eau par TCP

L’ interface téléphone fil de l’eau par TCP est ajouté.

Réalisé / Portefeuille

Le réalisé / portefeuille par catégories de chambre est ajouté.

Lettres de confirmation de réservation

Dans certains cas, lors de l’édition au format PDF, le nom l’agence était remplacé par celui du client. Corrigé

Edition main-courante, liste des communications téléphoniques non facturées

Le clique sur la croix pour désélectionner l’option ne fonctionnait pas.Corrigé

Option 9 "éd. Factures en cours"

Le libellé est remplacé par ‘éd. Tenue comptable par la main-courante’ .

Si la main-courante du poste qui lance l’édition n’est pas bloqué, un avertissement est affiché.

Courriers et bas de page

Sur certains courriers, le bas de page pouvait être écrasé par le corps de courrier. Corrigé

Courriers de relance au format PDF

le nom de fichier du PDF ne correspondait pas au nom du client, lorsque plusieurs courriers étaient générés en même temps.Corrigé

Annulation d’une chambre depuis les prestations quotidiennes

Sur les groupes, depuis la liste des prestations quotidiennes, si les prestations étaient des forfaits, seule la première chambre pouvait être supprimée depuis cette liste. Corrigé

Fiche de réservation

La liste des chambres de la fiche de réservation est maintenant triée selon l’ordre date d’arrivée / Catégorie / N° de chambre. Ultérieurement, la date d’arrivée n’était pas prise en compte dans le tri. Corrigé

Etats comptables – tenue par la main courante

La liste du compte rendu correspondant à la période de main courante éditée est ajoutée aux états.

La liste prestations en déduction correspondantes à la période de main courante éditée est ajoutée aux états.

Développements spécifiques

(disponible depuis le 5 novembre 2008)

Courrier de confirmation de réservation

Il est maintenant possible de créer vos propres modèles de courrier de confirmation de réservation.

- Si la taxe de séjour est définie dans la base de données ‘manager’, le total du séjour tient compte de cette taxe.

Courrier de reçu des arrhes/acomptes avant arrivée

Idem Lettre de confirmation de réservation, mais avec le détails des règlements/sommes versés en tant qu'arrhes.

Courrier de relance des débiteurs

- La création et la modification de modèles de courriers, peuvent, si vous en avez les droits, être effectuées lors de l’utilisation de ces modèles.

- La touche ‘entrée’ ne permettait pas de passer d’une saisie à l’autre, corrigé.

Dernière taxation téléphonique

Si l’interface téléphone est activée, au traitement de fin de journée, un message indiquant la date et l’heure de la dernière taxation téléphonique attend une validation de l'utilisateur (permet de vérifier que l'interface telephonique fonctionne correctement, et que les taxations arrivent correctement dans Hoteleasy)

PdfCreator

Si PDFCreator est installé sur votre ordinateur, celui-ci est automatiquement sélectionné pour créer les fichiers PDF.

(disponible depuis le 16 octobre 2008)

Intégration de l’interface GT2F (GlobalTaxe)

Intégration de l’interface téléphonique GT2F (GlobalTaxe Phone Hotel)

Paramètres sauvegarde, imprimante et modèle de facture, paramètres ‘Personnaliser’

Un bouton permet de propager les paramètres de sauvegarde à toutes les sessions du dossier de l’application. Un autre permet de propager les paramètres d’imprimante et de modèle de facture et, un troisième pour les paramètres personnalisés. A l’exception de la propagation des paramètres de sauvegarde il est préférable que les autres sessions ne soient pas en cours pour les autres types de propagation.

Gestion des sauvegardes

Il est- maintenant possible de paramétrer une extension au nom du fichier de sauvegarde afin d’obtenir jusqu’à 31 sauvegardes sur un même support.

Erreur 146 et 45

Cette version devrait résoudre les erreurs 146 et 45 pour les hôtel concernés.

Etat des arrivées prévues

Le prénom est ajouté au nom du client attendu.

liste des codes postaux

La vitesse d’affichage de la liste des codes postaux est améliorée.

(disponible depuis le 2 octobre 2008)

Facture sans départ

Anomalie sur la recréation d’une facture vierge, si le départ doit être effectué juste après une facture sans départ. Corrigé

(disponible depuis le 30 septembre 2008)

Arrhes et acomptes

Dans certains cas, lors d’une annulation de réservation et, de la conservation des arrhes/acomptes, ceux-ci pouvaient être mal retranscrits sur le compte clients. Corrigé.

Vitesse d'affichage

Le temps d’affichage ainsi que les couleurs de certaines listes sont amélioré afin de s’adapter à toutes les configurations

Paramètres Interface téléphone

Les paramètres sont maintenant accessibles aux utilisateurs avec un accès "Manager"

Edition main-courante, liste des communications téléphoniques non facturées

L’édition aux formats Pdf/Html/Rtf sont disponibles

L’édition est automatiquement effectuée au traitement de fin de journée si l’interface téléphonique est activée.

(disponible depuis le 15 septembre 2008)

Liste des réservations

Après une recherche dans la liste des réservations, l’affichage n’était pas réinitialisé correctement.

(disponible depuis le 11 septembre 2008)

Optimisation de l'affichage

Augmente de manière significative la vitesse d'affichage des listes/combo par rapport à la version 4.05b00

(disponible depuis le 11 septembre 2008)

Gestion des arrhes/acomptes

- Il est maintenant possible de saisir plusieurs (illimité) arrhes/acomptes depuis la fiche de réservation.

- Il faut au moins une chambre en réservation (arrivée non faite) pour pouvoir ajouter/modifier/rembourser des arrhes/acomptes depuis la fiche de réservation, sinon ajouter/modifier/rembourser des arrhes/acomptes doit être fait depuis les factures en cours.

- Dans le corps des factures, le libellé "ARRHES" est remplacé par le libellé "ARR/AC".

- Il est désormais possible de supprimer la ligne Arr/ac dans la facture en-cours d'un client présent. Un décaissement sera alors effectué

Tables

Afin d’améliorer la lisibilité, les séparateurs de liste mettent en relief le premier élément de chaque regroupement.

Compte clients

L’accès au compte clients depuis le menu principal sélectionne maintenant l’option ‘Comptes par date, pièces non soldées’ au lieu de ‘Comptes par date, afficher tout’.

Liste des factures en cours

Lorsqu’une facture en cours est conservée car une arrivée sur la même réservation est en attente, la date d’arrivée est en rouge et, à la place de la date de départ, ‘En réservation’ est affichée. Vous pouvez la transformer en facture définitive en utilisant la touche ‘Facture sans départ’.

Réservations

Il est maintenant possible de saisir des dates de séjours différentes au sein d’une même réservation, ce qui permet :

- Programmer des changements de chambres, des modifications nombre de personnes et/ou le changement de la prestation facturés au cours d’un même séjour.

- Pouvoir conserver une facture en attente pour un séjour en discontinu.

-Avoir des dates de séjours différentes au sein d’un même groupe

Départs

- Si le séjour d’un client continue sans interruption sur une autre chambre, le départ de la chambre en cours propose l’arrivée de la chambre suivante. La facture reste dans les factures en cours.

- Si un client possède plusieurs séjours pour une même réservation, à chaque départ, il est demandé si vous désirez créer une facture définitive pour le client. Si la réservation est de type agence/société/groupe, la facture agence/société/groupe reste dans les factures en cours jusqu’au dernier départ.

Modification des dates de séjours

Si plusieurs chambres de la même réservation ont les mêmes dates de séjours, une option propose de ne modifier que la chambre sélectionnée. Si vous désirez modifier toutes les chambres de la même réservation qui ont les mêmes dates de séjours, vous devez modifier l’option.

Changement de chambre

Les chambres disponibles peuvent être triées par numéro au lieu d’être classées par catégorie, il suffit d’activer l’option lorsque la liste des chambres disponibles est affichée.

Annulation des réservations

Si, pour cette réservation, des factures non vierges sont dans les factures en cours, elles doivent être d’abord transformées en factures définitives (F5 depuis la liste des factures en cours).

Planning, menu contextuel F12

Les options des choix de la facture à afficher ne marchaient pas. corrigé

(disponible depuis le 13/06/2008)

Optimisation des sauvegardes

Purge de certains fichiers, afin d'accélérer la vitesse des sauvegardes.

(disponible depuis le 5/03/2008)

Déplacement de la base des données

Il est maintenant possible de modifier, en une seule opération, le chemin de la base des données pour toutes les sessions d’un même emplacement.

Interface téléphone, liste des ports COM

Les ports disponibles ne sont plus filtrés que sur demande afin d’accélérer l’affichage sur certain système.

Tarifs par périodes, saisie sur un calendrier

Le mode de saisie des tarifs par périodes est complété par la possibilité d’une saisie sur un calendrier. Les avantages sont multiples :

- saisie directement sur le calendrier pour une journée précise

- saisie pour une période en ne sélectionnant que certains jours de la semaine

- possibilité d’abandonné les modifications en cours

- cette fonctionnalité est valable pour les chambres (tarifs rack), et toutes les prestations.

Bouton ‘tarifs/périodes’ en création de type de chambre et prestations

Le bouton ‘tarifs/périodes’ reste grisé tant que la catégorie n’est pas enregistrée.

Enregistrement prestation quotidienne

L’ajout d’une prestation quotidienne à la totalité d’un groupe pouvait dans certains cas créer des anomalies sur le nom des occupants.
Ce problème est corrigé.

Acomptes sur les factures en cours

Il n’est plus autorisé de saisir un acompte au moment du départ, le départ doit être enregistré et le règlement passé en tant que règlement..

Forfaits en négatifs

Corrige un problème de répartition du tarif lors d’une facturation en négatif et si aucun tarif de définit initialement sur la chambre.

(disponible depuis le 22/01/2008)

Interface Availpro

Modification de l’interface AvailPro/HotelEasy. Aucune modification visible dans les réservations. Cette mise à jour est obligatoire pour le 23/01/2008, date partir de laquelle AvailPro risque de mettre en place son nouveau format.

Chambre, nom de l’occupant

L’obligation de la saisie du nom du client n’était pas vérifiée lors d’une insertion directement sur la facture d’une chambre hors forfait. Corrigé

Edition main courante, liste des communications

La liste des communications téléphoniques non facturées n’est plus sélectionnée par défaut si aucune interface téléphonique n'est paramétrée.

(disponible depuis le 11/12/2007)

En-tête des factures
Lors de la création de facture depuis la liste des factures, le numéro de voucher n’était conservé qu’après deux validations de l’en-tête et, inhibait le champ ‘Réservation Ag./So./Gr.’ Corrigé.

(disponible depuis le 3/12/2007)

Observations Chambres
Des observations propres à chaque chambre peuvent être ajoutées.
Elles s’affichent lorsque pointeur de souris passe sur les catégories des chambres sur le planning.

Montant > 500.00 affichés en rouge dans le corps des factures (sauf factures en cours)
Modifié, affichage normal.

Etats comptables d’après la main courante
L’édition au format pdf ne bloque plus

Interfaces téléphone - Facturation
Chaque appel est porté sur la facture du client. Les appels ne pouvant pas être affecté à un client sont rattachés à la main courante.
Le détail des appels d’une facture peut être affiché et imprimé directement depuis la facture.

Configuration des sessions
- Il est possible de supprimer directement les postes inutilisés depuis l’interface de configuration.
- La création de nouvelles sessions est maintenant dissociée de la fenêtre de configuration.
- Il n’est plus possible de modifier directement le chemin du dossier des données, il faut créer une nouvelle session,
relancer HE sur la nouvelle session et supprimer l’ancienne.

(disponible depuis le 28/09/2007)

Entête et pied de page pour modèle de courrier
Possibilité de créer ses propres entête et pied de page, à l'aide de notre éditeur de courrier.

Modèle de courrier de relance débiteurs
Possibilité de créer ses propres courriers de relances, à l'aide de notre éditeur de courrier.

Relances débiteurs
depuis le compte client, il est désormais possible, de générer des courriers de relance (1-2 ou 3), selon l'âge des factures.

Factures par e-mail
la première adresse e-mail existante dans la fiche du client est automatiquement sélectionnée.

Zone destinataire des e-mails
si cette zone n'est pas renseignée dans la fiche client, le "Classé sous" du client est mis dans la zone destinataire afin d'éviter d'avoir "destinataire inconnu" dans l'entête de l'e-mail.

Interrompre la visualisation de certains états
Un nouveau bouton "Interrompre" permet de stopper la visualisation de certains états (mailing, etc...)

Annulation des factures
désactivée

(disponible depuis le 10/09/2007)

Activité cardex des particuliers
Lors de l’affichage de la fiche d’activité (en saisie de réservation ou consultation de fiche client), la barre de sélection est automatiquement placée sur l’élément le plus récent.

Accès direct à la rubrique ‘Versions et améliorations’ et la FAQ
Depuis le bouton ‘F1 Aide’, ‘Informations sur le Web’, accédez directement aux rubriques ‘Versions et améliorations’ et la FAQ présentes sur internet.

Touche ‘V’ (vente saisie au kilomètre) à partir du planning Inactive
Corrigé.

Combinaison des touches Shift+T
La combinaison des touches Shift+T écrasait le texte venant d’être saisi, ce n’est plus le cas.

Connexion en télémaintenance
L’option ‘Télémaintenance via Internet’ est accessible directement dans HotelEasy par le bouton ‘F1 Aide’, en haut à droite, sur chaque fenêtre (sauf message d’erreur).

Dates de séjour depuis la liste des réservations
La touche ‘F9’, sur le clavier, ne fonctionnait pas. Corrigé

Dates de séjour depuis la liste des occupants
La touche ‘F9’, sur le clavier, ne fonctionnait pas. Corrigé

Fiche de réservation depuis la liste des occupants
La touche ‘Espace’, sur le clavier, et le bouton ‘Fiche Réservation’ ne fonctionnaient pas. Corrigé

(disponible depuis le 03/09/2007)

Traitement de l'erreur 4996 (session précédente bloquée dans les processus)
Si une session est active sans fenetre, la session devrait se fermer toute seule.

(disponible depuis le 28/06/2007)

Etats spécifiques pour une tenue comptable par mains courantes

(disponible depuis le 15/06/2007)

Amélioration des saisie des noms Agences/sociétés/groupes/particuliers
Sur certaines configurations, les temps de recherche lors de la sélection d'agence ou de particulier, étaient particulièrement long. Normalement, cette version devrait résoudre ce problème

(disponible depuis le 31/05/2007)

Historique des factures validées
Vous pouvez désormais, selon vos droits, accéder à l'ensemble des factures validées, les visualiser et les ré-imprimer.
(Choix W à partir du menu principal)

Impression de la fiche de réservation
Correction du format de la date d'arrivée, ainsi que de la mise en page.

(disponible depuis le 22/02/2007)

Availpro
cette mise à jour vise à respecter les nouveaux standards de fichier de réservation Availpro (à partir du 22février2007)
elle est INDISPENSABLE pour les hotels utilisant cette interface.


(disponible depuis le 1/02/2007)

Activité cardex des particuliers
Dans certains cas, dans la recherche de l'historique (les éléments dont les factures et les règlements se soldent et, sont validés) le logiciel peut boucler sur certains enregistrements.
Compte tenu que l'activité d'un client est automatiquement affichée lors de la saisie d'une réservation, vous risquez d'être bloqué pour rentrer certaines réservation.
Cette mise à jour corrige ce problème découvert tardivement.
Si vous n'avez pas les droits pour afficher les éléments en historique, le problème ne peut pas se poser.

(disponible depuis le 31/01/2007)

Imprimante Facture
Si une imprimante pour les factures était définie, l'édition des factures proposait l'imprimante définie pour les autres états. Corrigé.

Edition du relevé de factures depuis le compte client
Lors d'une édition d'un relevé supérieur à 3 pages, dans certains cas, l'adresse était mal imprimée. Corrigé

Sauvegarde / restauration
Des contrôles de fiabilités sont ajoutés aux sauvegardes / restaurations. La durée du traitement s'en trouve allongée d'environ 1/3.

Edition du relevé de factures depuis le compte client
Lors d'une édition d'un relevé supérieur à 3 pages, dans certains cas, l'adresse était mal imprimé. Corrigé

Edition de fiche de réservation
La date des changements de tarifs n'était pas imprimé sous la forme Jour/Mois/année. Corrigé

Activité cardex des particuliers
ATTENTION CETTE FONCTION DEPEND DES DROITS RECEPTIONNISTE, UN MANAGER DOIT ACTIVER LES DROITS Historique de factures/acivités
L'activité d'un particulier permet d'obtenir une liste d'événements classés par jour.

La liste contient :
- les réservations en cours
- les annulations
- pour un client présent, les nuits non encore facturées et , les nuits déjà facturées.
- Les prestations facturées antérieurement, avec ou sans prise en charge  

La liste ne contient pas:
- Les règlements
- Les arrhes les acomptes
- Les commentaires
- Si la taxe de séjour est calculée automatiquement (une seule ligne en bas des factures), celle-ci n'apparaît pas dans la liste de l'activité.

Lors de la prise d'une réservation, le petit bouton [...] placé à coté de 'Activité' permet d'agrandir la liste.

Plus de détail dans le mode d'emploi disponible ici

Autoriser ou interdire Historique factures /activité
Nouveau paramètre dans les droits des utilisateurs afin d'autoriser ou d'interdire d'afficher les factures / avoirs ou les éléments dont les factures et les règlements se soldent et, sont validés

Ajout d'une prestation, en facturation quotidienne, à toutes les chambres d'un groupe
Si une prestation était ajoutée à toutes les chambres d'un groupe en une seule fois, la facturation des prestations était regroupée sur une facture s'il n'y avait pas de prise en charge. Ce comportement est modifié afin que la prestation soit bien sur chaque facture de chaque occupant s'il n'y a pas de prise en charge. Corrigé

(disponible depuis le 28/12/2006)

Erreur d'affichage du nom de l'Agence sur la fiche de réservation
Dans certains cas, lors de l'affichage à l'écran de la fiche de réservation, si plusieurs chambres et, certaines déjà présentes et d'autres en réservation, selon l'ordre des chambres présentes, le nom de l'agence affiché pouvait ne pas être le bon. Il ne s'agissait que d'une erreur d'affichage, sans aucune incidence de facturation ou autres. Corrigé

Erreur d'affichage du nom de l'Agence sur l'historique de caisse
Dans certains cas, lors de l'édition d'une période validée, le nom de l'agence affiché pouvait ne pas être le bon. Il ne s'agissait que d'une erreur d'affichage, sans aucune incidence comptable. Corrigé

Exportation vers une base .xls et etiquette (imprimante ou pdf) du cardex client/agence
voir mode d'emploi hoteleasy ici: Mode d'emploi

Fonction calendrier sur date export cardex (généralisé à toute l'application début 2007)
fait apparaitre un calendrier lors des selection de dates, pour faciliter la saisie
voir mode d'emploi hoteleasy ici: Mode d'emploi

(disponible depuis le 8/12/2006)

Editions
- Planning : disponible depuis le menu principal, option 'O' / planning touche 'F7' ou clique sur bouton 'Imp./Exp.' ou clique droit sur le planning
- Fiche de réservation : depuis planning, positionner sur la réservation, touche 'F7' ou clique sur bouton 'Imp./Exp.' ou clique droit sur la réservation (réservation/option/occupant)
- Ca. Chambres. Par Ag./So./Gr. : disponible depuis le menu principal, option 'I'
- Occupants : disponible depuis le menu principal, option '4'

Edition des factures séparées
Les prestations mises en totalité sur la facture de 'client 2' n'étaient pas prises en compte lors de l'édition. Corrigé

Edition des factures
Le n° de voucher est ajouté en 1ère ligne du corps de la facture.

Enregistrement du départ
Après avoir 'F5' pour enregistrer le départ, vous arrivez sur la fenêtre 'Enregistrement du départ'.
L' appuie sur la touche 'Entrée' du clavier validait le départ au lieu d'affiché le contenu de la première facture. Maintenant, il faut valider le départ par 'F12', la touche 'Entrée' affiche le contenu de la première facture.

Affichage de l'occupant sur le planning
Dans la partie récapitulative, en bas du planning, au lieu d'afficher uniquement, le nom, il est maintenant affiché le titre, le nom et le prénom de l'occupant, dans la limite de longueur d'affichage possible.

Problème touche 'F4', du planning
Corrigé

Libérer une chambre après le départ
Seule, la touche du clavier 'L' permettait de libérer une chambre. Cette option est ajouté au menu contextuel au clique droit sur une chambre à libérer.

Amélioration de la détection des sessions HôtelEasy
Si un poste ne sort pas correctement de HotelEasy, le premier poste qui lance HotelEasy ou, le premier poste qui demande un traitement exclusif (Main-courante, création de nouvelles chambre,…) recevra un message indiquant 'Une session s'est anormalement terminée, lancer une réorganisation dès que possible' mais, il ne sera plus bloqué par un poste ayant terminé HotelEasy anormalement. Si ce poste effectuait un traitement exclusif, tel que la main-courante, validation factures/règlements, ect…, ce traitement est automatiquement restauré par le premier poste qui prend la main.
Attention, si le message vous demande de faire une réorganisation des fichiers plutôt que d'effectuer directement le traitement, c'est pour ne pas pénaliser la disponibilité du logiciel face à une demande d'un client mais dans la mesure du possible faites cette réorganisation (1 à 5 minutes) avant toutes choses.

Vitesse de la mise à jour du programme améliorée d'environ 70%

(disponible depuis le 30/11/2006)

Mode de fonctionnement des sélections Agence/… - Particulier
- En cas d'ambiguïté sur la demande, il est demandé si vous désirez prendre en compte l'élément sélectionné ou, créer un nouvel élément. Cette fonction prévue sur sur la version 400a02 n'était pas activée.
- Si la recherche n'existe pas, une demande de confirmation de création est faite.

Fiche occupant , touche F4 du clavier, depuis le planning
L'appuie sur la touche F4 du clavier ne permettait que le changement d'occupant dans le cas d'une réservation Agence/Société/Groupe. Corrigé

Changement de chambre d'un occupant
Dans certains cas de figure, il était possible, si aucune chambre n'était disponible, de valider le changement sur rien. En ce cas :
- la chambre était libérée,le client était toujours présent dans la liste 'occupant' et 'facture en cours', mais sans n° de chambre
- ou, le changement de chambre se faisait sur une chambre occupée par une autre réservation.
Cette mise à jour corrige ce problème et vérifie le planning. En cas de problème un message vous invitera à contacter la maintenance afin de corriger le planning.

(disponible depuis le 25/10/2006)

Mises à jour du programme
La mise en place des versions 400a01 et 400a02 impose qu'après la mise à jour d'un poste, ce dernier ressorte de HotelEasy pour qu'un autre poste puisse effectuer la mise à jour. A partir de la prochaine version, cette contrainte est levée. Après téléchargement d'une mise à jour, les utilisateurs pourront relancer HotelEasy normalement.

Fiches clients (Particuliers/Agences/…)
Le libellé 'Ville' est remplacé par 'CP./ Ville', afin de vous rappeler que la saisie du code postal, de la ville et du pays se fait à cet emplacement et non pas le code postal dans la 2eme ligne d'adresse. La combo de saisie des codes postaux / villes, est remplacée par l'appel d'une fenetre de sélection, ce qui reduit le délai d''affichage.

Mode de fonctionnement des sélections Agence/… - Particulier - Code postal/Ville
Les touches 'Suppr' et 'Retour arrière' sont maintenant utilisables dans la saisie 'Recherche', par contre, aucune occurrence n'est recherchée tant qu'aucun nouveau caractère n'est recherché. En cas d'ambiguïté sur la demande, il est demandé si vous désirez prendre en compte l'élément sélectionné ou, créer un nouvel élément.

Fiche de réservation
A chaque modification de la fiche de réservation, les arrhes étaient décaissées/encaissées. Ce n'est plus le cas, sauf si modification des arrhes.

Fiche client particulier
Le nom du porteur de la carte est maintenant mémorisé.

Factures en cours
Dans certains cas, suite au changement de nom ou, à l'insertion du nom de l'occupant et, uniquement sur les forfaits, il se créait deux factures en cours pour la même chambre. Cette anomalie est résolue

Editions des arrivées
Le logiciel pouvait se bloquer si aucune arrivée prévue à la date demandée. Corrigé

(disponible depuis le 11/10/2006)

Editions
"D","éd. Détail des prestations facturées"
"Y","éd. Détail Chb.Facturées Ag./So./Gr."

Mise à jour Hoteleasy
Les mises à jour par internet sont activées. Seul un poste (le 1er qui en fait la demande) peut les télécharger. Elles sont effectuées pour tous les postes qui partagent la même base de données que le poste qui a effectué le téléchargement. Vous ne devez pas copier les mises à jour pour un autre établissement que le votre, celle-ci risque de ne pas marcher correctement, voir pas du tout ou d'endommager le données de l'hôtel.

Sessions
Un message d'erreur apparaissait au lieu de replacer l'utilisateur sur la session déjà lancée. Corrigé.

Sauvegarde
Activée depuis le menu principal

Blocage dans le corps d'une facture après suppression de la derniere prestation
Corrigé.

(disponible depuis le 4/10/2006)

Sessions Hoteleasy
Possibilité de créer/lancer plusieurs session d'hoteleasy, afin de pouvoir travailler, par exemple, en meme temps sur des départs, les réservations,etc...

Planning Nouvelle lecture des disponibilités
Le colonne Libre est remplacé par Dispo dont le calcul correspond aux nombre de chambre disponibles à la vente (libre-non affectés)

Redimensionnement automatique de certaines fenetres
la plupart des fenetres peut désormais occuper toute la place de votre définition d'écran et permettre l'affichage de plus d'informations (nbre de chambre sur le planning notemment)

Planning ouverture automatique de menu pop up
Lors du parcours des cases avec la souris, une fenetre apparait avec les listes suivantes:
arrivées /départs/evenements/type de chambre / n/afft
il est alors possible de classer les listes par nom, agence, date, etc... et d'en effectuer plusieurs actions (arrivées, départ, modifications, changement de chambres, etc...)

Planning +/- défilement rapide

Planning Clic droit souris
le clic droit est désormais possible directement sur les réservations/client présents

Fonction P/D corrigé
Afin de facilité la navigation sur le planning, les touches suivantes ont été réactivées:
touche P=premiere réservation touche D=derniere réservation

Nouveau menu général
Le "pré-menu" ovale disparait pour laisser la place au menu général.
Plusieurs options sont désormais accessible comme le paramétrages des prescripteurs, nationalités

Intégration automatique des réservations Availpro dans le planning
les réservations arrivent directement dans le planning à la catégorie WEB correspondant aux critères paramétrés dans la configuration de l'interface Availpro. Il ne reste alors plus qu'à attribuer une chambre ou une catégorie. Le compteur WEB sur le planning indique le nombre de réservations en attente de « validation »

Nouveau combo
lors de la recherche ou creation d'un client/agence, une nouvelle visualisation permet d'avoir accès au cardex en entier.(affichage nom/prenom...) Ainsi qu'un mode de recherche de client déjà existant.

Nouveau menu catégories de chambres
présentation différentes des catégories/numéros de chambres

Rapport de suppression de chambres
lors de suppression de chambres, un rapport est lancé automatiquement afin de montrer la liste des réservations rattaché à ce numéro de chambre. Pour supprimer correctement cette chambre, il faudra alors désaffecter toutes les réservations

F7 Imprime / Exporte / Email / gestion des documents
Cette fonction est active à chaque impression de documents, et permet un export vers des fichiers xls, ou rtf (texte). Cela permet de retravailler ces documents. Il est également, possible d'envoyer ces documents par email directement par l'interface d'hoteleasy, en utlisant le cardex client. Les emails se retrouveront dans la boite d'envoi de votre client messagerie. Les documents crées peuvent etre sauvegardés dans un dossier HOTELEASY présent dans MES DOCUMENTS.

Nouvelle Simulation
Lorsque la simulation est faite avec des données échues, il propose automatiquement d'en faire à la mise à jour.

Nouveau Combo selection
Tous les champs ont été modifié pour faire apparaitre plus d'informations.

Invite d'abandon lors de modifications
lorsque des modifications ont été effectués sur un fichier, et qu'ils n'ont pas été enregistré, un invite apparait vous demandant votre accord pour abandonner. (Une option permet de désactiver cette fonction accessible depuis menu principal)

Demande de justification lors de la suppression d'une facture
idem que pour les suppressions de chiffres d'affaire. Il faut indiquer un motif

Cardex Client complet
Le cardex client comprend de nouveaux champs (email, internet, cryptogramme visuel de carte bleue, etc...)

Cardex Agence complet
Le cardex Agence comprend de nouveaux champs (email, internet, echéances des factures, etc...)

Facturation (nouveau menu +clic droit)
Le clic droit est actif sur les factures. Ainsi q'une colonne de récapitulatif sur le coté droit

Numéro de voucher présent dans l'entete de facture

Numéro de chambre dans facture = peu importe
le numéro de la chambre n'est plus obligatoirement en relation avec des chambres existantes.

Tri des reservations dans Reservations
Par date d'arrivée, date de confirmation, numéro de voucher, nom de l'occupant, nom de l'agence

Statistiques INSEE
vous devez désormais classer les nationalités selon les critères de l'INSEE.

Création de chambre Delogement, autres locations
vous pouvez créer des types de chambres qui ne rentrent pas dans le taux d'occupation. Ainsi que des autres locations, comme Parking, salle de séminaire, etc...

Fiche de réservation
nouvelle présentation. Plus besoin d'activer fiche de résa/prestations quotidienne. La fiche est désormais unique. Utiliser TAB/Maj-TAB pour passer d'un champs à l'autre. La touche F12 s'active lorsqu'un champs est modifié.

Interface d'apercu avant impression
nouvelle présentation. Zoom, déplacement, impression

gestion des arrivées
nouvelle présentation
Possibilité lors de réservation de plusieurs chambres de faire des arrivées individuellement ou en totalité

gestion des départs groupe
nouvelle présentation
Possibilité lors de départ de plusieurs chambres de faire des départ individuellement ou en totalité

Impression arrivée/départ
Si options détaillé décoché, les réservations sont classés par nom.